+50 CAMINOS. REUNIONES (I). SEGUNDO PASO: fijar día.

                                                                                                                                                                                   Foto: Photorack.net

En nuestra primera entrada sobre reuniones concretábamos en cuatro los pasos a dar cuando había que citar a varias personas con agendas distintas. Estos eran:  

 Primer paso: acotar fechas

 Segundo paso: fijar día

 Tercer paso:  convocar y confirmar.

 Cuarto paso: recordatorio.

La semana pasada veíamos el primer paso: acotar  fechas.  Avanzamos. Ya tenemos esas fechas y, partiendo lógicamente del mismo supuesto, pasamos al segundo paso.

SUPUESTO: reunión en el despacho de un director gerente al que asiste el máximo responsable de la firma y se cita, con asistencia obligatoria, a  jefes de departamento.

SEGUNDO PASO:  fijar día.

Es importante recordar que:  

1. El correo electrónico es el  medio menos contaminante

2. Debemos expresar muy  claro: 

• Fecha, remitente y asunto. Hemos elegido un medio que facilita automáticamente toda esa información  excepto el asunto. 
• En nombre de quién escribimos.
• Por y para qué.
• Asistencia de la persona de mayor rango (si la convocatoria no es de obligada asistencia, puede influir en la decisión de aceptar o no la invitación y marcar el perfil de los asistentes)
• Solicitar celeridad.
• Si es o no posible declinar la invitación o es de asistencia obligada.

3. Especial cuidado en  citar o no con el mismo correo a varias personas. A veces es conveniente preservar         la identidad de las personas convocadas. Otras muchas,  por el contraria,  es muy conveniente que se             sepa, como ya hemos indicado más arriba.       

4. Obviar cualquier expresión o referencia personal

¿REDACTAMOS el correo electrónico?

Asunto: Disponibilidad fechas asistencia reunión estrategias de mercado.

Buenos días:
Por indicación de D. Juan García López, director gerente de Farmacéuticas del Esgueva, nos ponemos en contacto con Vd. en relación con la  reunión sobre estrategia de mercado que se celebrará en el despacho del gerente y a la que asistirá el presidente de la firma.

Les agradeceríamos que, con la mayor rapidez posible, nos informen por este mismo medio de su disponibilidad y preferencias  de acuerdo al siguiente calendario:

Lunes 15, 11: 00h

Miércoles, 17, 17:30 h.

Jueves 18, 08:00 h

Viernes 19, 20:00 h.

Una vez que se disponga de la fecha y la hora definitiva, recibirá la convocatoria oficial.

Reciba un cordial saludo

Una observación para terminar. 

Entre las novedades de la Ortografía de la lengua española de 2010 de la R.A.E.  encontramos:

"Los sustantivos que designan títulos nobiliarios, dignidades y cargos o empleos de cualquier rango (ya sean civiles, militares, religiosos, públicos o privados) deben escribirse con minúscula inicial por su condición de nombres comunes".

Además, se recomienda que se aplique esta norma ortográfica incluso en los casos en que por motivos protocolarios o de cortesía se tiende a utilizar la mayúscula.

Yo, lo confieso, tiendo a  las mayúsculas y al protocolo, pero una norma es una norma.

En la próxima entrada veremos los dos últimos pasos de este proceso.