+50 CAMINOS. REUNIONES (I). TERCER Y CUARTO PASO: convocar, confirmar, recordar.

                                                                                                                                                                                             Foto: Photorack.net

En nuestra primera entrada sobre reuniones concretábamos en cuatro los pasos a dar cuando había que citar a varias personas con agendas distintas. Estos eran:

Primer paso: acotar fechas.

Segundo paso: fijar día.

Tercer paso:  convocar y confirmar.

Cuarto paso: recordatorio.

Vamos a ver, para terminar, los dos últimos pasos. Partimos del mismo supuesto.

SUPUESTO: reunión en el despacho de un director gerente al que asiste el máximo responsable de la firma y se cita, con asistencia obligatoria, a  jefes de departamento.

• TERCER PASO: convocar y confirmar.

Importante recordar:

1. Correo electrónico medio menos contaminante

2. Debemos dejar muy  claro:

• Fecha, remitente y asunto de nuestra comunicación. Hemos elegido un medio que facilita automáticamente toda esa información excepto el asunto.
• En cuanto a la convocatoria:

              - Quién convoca.

              - Por, para qué, dónde y cuándo:  día, hora, dirección, despacho...

              - Si hay orden del día y  documentación.

              - Asistencia de la persona de mayor rango. Recordemos que  si la convocatoria no es de obligada                     participación, el que asista un superior puede influir en la decisión de aceptar o no la invitación                      y también  marcar el rango de los asistentes.

              - Abrir posibilidad de cancelación o cambios.

              - Solicitud de confirmación de la recepción.

3. Obviar cualquier expresión o referencia personal.

4. Insistimos en observar con especial cuidado el citar o no con el mismo correo a varias personas. A veces        es conveniente preservar  la identidad de las personas que asisten a una reunión.  Otras, por el contrario        es necesario no ocultarlo.          

¿REDACTAMOS el  correo electrónico?

Asunto: Convocatoria  reunión sobre estrategias de mercado. 

Buenos días: 

Por indicación de D. Juan García López, director gerente de Farmacéuticas del Esgueva,  se le convoca a la reunión que tendrá lugar el próximo viernes 19 de enero, a las 20:00 h. en su despacho de la sede de la empresa, situada en la  Avda. del Río, 09911  Macondo (se acompaña plano de situación y coordenadas).

La reunión, a la que asistirá el presidente de la firma, tendrá una duración máxima de dos horas y como único punto del orden del día se abordará la nueva estrategia de mercado. La documentación necesaria, que se adelanta en archivos adjuntos, se entregará impresa. 

Si por alguna circunstancia sobrevenida fuera necesaria la cancelación o hubiera alguna variación en esta convocatoria se le comunicará, por esta misma vía, con la mayor antelación posible.

Agradeciéndole de antemano la confirmación de la recepción de este correo,  reciba un cordial saludo.

Una observación:

Si revisamos el ejemplo del primer paso, tal y como se había acordado con la secretaría del superior jerárquico, deberíamos hacer notar en su convocatoria que los demás días que se habían reservado quedan desbloqueados. También podremos manifestar nuestro agradecimiento por su colaboración  y disposición, dada la dificultad de la  agenda que manejan. 

• CUARTO PASO:  recordatorio

Si no ha habido ninguna variación y la reunión se va a celebrar de acuerdo a la convocatoria cursada, un día antes -y ahora sí,  por  teléfono- se les recuerda la cita a las secretarias de los asistentes o a ellos directamente en el caso de que no tuvieran. Ocasión que se debe aprovechar  para aclarar cualquier duda respecto a la documentación, ubicación, hora, etc.

Dos breves apuntes :

Sin molestar mucho, que es un objetivo prioritario, hemos cerrado un proceso que si no se hace con método, es complicado. 

Se ha seguido, en cuanto a la utilización  minúsculas para designar cargos o empleos de cualquier rango, las indicaciones de la R.A.E. Vuelvo a confesar  mi tendencia a las mayúsculas y al protocolo.